Das Museum wurde 1996 vom Förderkreis Ohlsdorfer Friedhof e.V. eingerichtet. Damit waren die bis dato an abgelegenen Stellen verborgenen Schätze aus der Geschichte, der Kunst und der Bestattungskultur des Friedhofs als Sammlung öffentlich zugänglich.
Die Betreuung und Weiterentwicklung des Museums liegt seitdem in den Händen des Vereins. Im gleichen Gebäude unterhält er auch sein Archiv und seine Geschäftsstelle.
Eine archivarische Grundlage und Systematik in der Archivbetreuung bestand damals noch nicht. Die Erfassung erfolgte erst einige Jahre später und ohne Konzept. Anfang 2014 wurde daher begonnen, das Archiv nach neuen archivarischen Richtlinien mit Hinblick auf die Bestandserhaltung und Sicherungsdigitalisierung neu zu gestalten und dabei zweigleisig zu fahren: Die manuelle Benutzung des Archivs weiterhin zu gewährleisten und parallel dazu die Daten im Internet für interne (Mitglieder) und externe Museumsbesucher zugänglich zu machen. Es ist dabei nach einheitlichen Archivregeln zu arbeiten. Folgende Archivbestände sind vorhanden und werden teilweise in eine Datenbank digitalisiert:
• eine Kartei über bildende Künstler, die auf dem Ohlsdorfer Friedhof wirkten;
• eine Sammlung von Zeitungsausschnitten und Abbildungen zu Leben und
Wirken bekannter Persönlichkeiten, die auf dem Ohlsdorfer Friedhof bestattet wurden. Die "Lüdemann’sche Sammlung" datiert z.T. zurück bis in die Anfänge des 20. Jahrhunderts;
• eine Sammlung von Aktenauszügen, Fachaufsätzen, Gesetzestexten; Pressemeldungen, Zeitungsausschnitten und dergleichen, nicht nur über den Ohlsdorfer Friedhof, sondern auch über andere Friedhöfe, und über das Thema Bestattungs- und Grabmalkultur im Allgemeinen, z.T. datiert zurück bis in das Ende des 19. Jahrhunderts;
• eine Sammlung von Ansichtspostkarten mit Motiven des Ohlsdorfer Friedhofs;
• eine Fotosammlung zur Geschichte des Ohlsdorfer Friedhofs;
• eine Sammlung alter Grabbriefe;
• eine Dokumentation auffälliger Grabstein-Sprüche;
• eine Dokumentation beachtenswerter Grabmale aus der Zeit ab 1950;
• Farbdiapositive von bedeutenden Grabanlagen und Grabdenkmalen;
• eine Präsenzbibliothek mit über 1.000 Titeln von Büchern, Broschüren und Zeitschriften, sortiert nach Themenbereichen und Autoren. Sie ist schon seit längerem in einer Datenbank erfasst;
• eine Sammlung von Friedhofsplänen;
• eine Sammlung diverser Museumsobjekte.
Der Archivbestand wurde neu geordnet und wird zum größten Teil im hinteren Archivraum konzentriert und übersichtlich gelagert. Dazu war eine „Ummöbelierung“ notwendig. Metallregale statt desolate Aktenschränke o.ä. geben Übersicht und machen nunmehr einen schnellen Zugriff möglich. Hilfestellung geben die einheitlich beschrifteten Sammel-Kartons und das Findbuch. Es ist noch im Werden und bedarf natürlich noch einer intensiven Erläuterung für die Benutzer, die Museumsbetreuer/innen. Verständlicherweise ist diese Neuerung gewöhnungsbedürftig. Wenn man sich aber mit der Systematik vertraut gemacht hat, wird man schnell die neue Ordnung erkennen. Um auch mühelos auf die oberen Bereiche der Regale zugreifen zu können, wird noch eine stabile Leiter montiert.
Viel Arbeit kostete das Sortieren, Aufarbeiten und Bewerten der Unterlagen der sog. Lüdemann‘schen Sammlung. Aus konservatorischen und benutzerfreundlichen Gründen mussten sie erst von den nicht weichmacherfreien Hüllen und Metallklammern befreit werden. Anschließend wurden die Artikel und Bilder auf einzelne Blätter geklebt und mit einer vorgegebenen EDV-Nummer versehen. Die Dokumente zu jeder einzelnen Persönlichkeit werden in einer blauen Juris-Mappe zusammengefasst, die in säurefreien Archivboxen mit Frontzugang abgelegt gesammelt sind. Die Archivierung dieser Sammlung (ca. 1000 Mappen/42 Boxen) für den manuellen Zugriff ist damit abgeschlossen. Der vollständige digitale Zugriff auf den Bestand wird erst in mehreren Jahren möglich sein. Zurzeit haben die Mitarbeiter den Buchstaben "J" erreicht. Nach Abschluss der kompletten Digitalisierung erhalten alle Mitglieder des Vereins einen direkten Zugang zu der Datenbank. Die manuelle Archivablage dient dann nur noch zu Digitalisierung, ein Besuch des Archivs ist dann nicht mehr erforderlich. Die Fortschreibung der Sammlungszugänge erfolgt danach sporadisch. Die technischen Einzelheiten müssen noch geklärt werden.
Die Archivierung der Sammlung von Dia-Positiven gilt als überwiegend abgeschlossen. Das vorhandene System mit Beschriftung wurde beibehalten. Die Einbindung der Bilder in eine neue Bilddatenbank erfolgte noch nicht, da es bisher noch keine Entscheidung für ein neues EDV-System mit neuen Programmen gibt. Das Konvolut der Dias lagert in platzsparenden, archivgerechten Boxen im Regal.
Das neue Archivierungskonzept wurde aus Platzgründen auch für die Zeitschriften-Sammlung aus der Präsenzbibliothek übernommen. Die Zeitschriften wurden nach Typ und Jahrgang geordnet in Archivboxen abgelegt. Der Zugang erfolgt hier nicht nur über das Findbuch, sondern zusätzlich auch über den Bibliothekskatalog. Die Präsenzbibliothek hat ihren Standort beibehalten, durch Aktenverlagerung ins Archiv konnte zusätzlicher Stellplatz geschaffen werden.
- Blick ins Archiv des Förderkreises. Foto: U. Almstedt
Kleinere Sammlungen wie Fotos (incl. Positive, Negative, Glasplatten), zusätzliche Personendokumente, Grabstein-Sprüche, Postkarten, Grabbriefe wurden bereits weitgehend inventarisiert. Die bildliche Digitalisierung ist zurzeit in Arbeit. Die Einbindung in das Archivsystem erfolgte mit der Umlagerung in Archivboxen. Die weiteren noch vorhandenen manuellen Kartei-, Akten- und Plansammlungen werden schrittweise inventarisiert, digitalisiert und archiviert. Zu dem Archivbestand gehört auch eine Sammlung von Aktenordnern, die verschiedene Projekte beinhaltet (z. B. Inventarisationsmaßnahmen des Denkmalschutzamtes aus den 80er Jahren in Kopie) sowie Unterlagen über das Museum und das Archiv. Für die Lagerung sensibler Objekte und Unterlagen steht ein abschließbarer Stahlschrank zur Verfügung.